01. نطاق تطبيق السياسة

تنطبق هذه السياسة على مستخدمي بوابة الخدمات الأكاديمية الإلكترونية، بما في ذلك الطلاب الحاليون، والطلاب الجدد، والخريجون، وممثلو المؤسسات والجهات الخارجية.

وتشمل البيانات التي يتم تقديمها عبر النماذج الإلكترونية وطلبات الخدمات الأكاديمية والاستفسارات والشكاوى وطلبات التحقق من الوثائق.

وقد تخضع بعض العمليات الأكاديمية والإدارية لسياسات أو متطلبات إضافية تُوضح عند الحاجة.

02. البيانات التي نجمعها

قد تجمع البوابة البيانات اللازمة لتقديم الخدمة المطلوبة، ومنها:

• بيانات التعريف: الاسم الكامل والرقم الجامعي والبيانات التعريفية ذات الصلة.
• بيانات التواصل: البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ووسائل الاتصال المقدمة.
• البيانات الأكاديمية: البرنامج والمستوى الدراسي والمقررات والامتحانات والتخرج والسجل الأكاديمي بحسب الخدمة.
• المستندات المرفقة: الشهادات والإفادات والمراسلات والمستندات الداعمة للطلبات.
• بيانات المؤسسات: اسم المؤسسة وبيانات ممثلها وصفته الوظيفية ووسائل التواصل.
• البيانات التقنية: المعلومات التي قد تسجلها أنظمة الموقع أثناء الاستخدام، مثل عنوان IP وبيانات المتصفح وسجلات الأخطاء والأمان.

قد تتضمن بعض المستندات بيانات حساسة، مثل المعلومات الصحية الواردة في أعذار الغياب. ويجب ألا يُطلب منها أو يُجمع إلا ما يلزم لمعالجة الطلب وفق الضوابط المطبقة.

03. أغراض استخدام البيانات

تُستخدم البيانات في الأغراض المرتبطة بالخدمات الأكاديمية والإدارية المشروعة، ومنها:

• استلام الطلبات والتحقق من بيانات مقدميها.
• مراجعة طلبات التسجيل والخدمات الأكاديمية.
• معالجة الطلبات المتعلقة بالمقررات والامتحانات والتدريب.
• استكمال إجراءات التخرج وإصدار الوثائق.
• الرد على الاستفسارات والشكاوى والمراسلات.
• التحقق من صحة المستندات الأكاديمية وفق الإجراءات المعتمدة.
• توثيق الإجراءات والقرارات المرتبطة بالطلبات.
• حماية البوابة ومعالجة المشكلات الفنية وتحسين تشغيلها.
• الوفاء بالالتزامات القانونية والتنظيمية المطبقة.

لا ينبغي استخدام البيانات لأغراض أخرى غير متوافقة مع الغرض الذي جُمعت من أجله، إلا عند وجود أساس نظامي مناسب.

04. الأساس النظامي لمعالجة البيانات

تعتمد معالجة البيانات على الأساس القانوني المناسب لطبيعة العملية، وفق التشريعات السارية، وقد يشمل:

• تنفيذ الخدمات والإجراءات الأكاديمية المطلوبة.
• الوفاء بالالتزامات القانونية والتنظيمية.
• الموافقة الصريحة عندما تكون مطلوبة قانوناً.
• المصالح المشروعة المسموح بها قانوناً، مع مراعاة حقوق أصحاب البيانات.

لا تُعد الموافقة على سياسة الخصوصية بديلاً عن أي موافقة مستقلة يتطلبها القانون لمعالجة بيانات معينة أو الإفصاح عنها.

05. مشاركة البيانات والإفصاح عنها

قد تستلزم معالجة بعض الطلبات إتاحة البيانات للجهات الأكاديمية أو الإدارية المخولة داخل الكلية، أو لجهات خارجية عندما يكون ذلك ضرورياً ومسموحاً به قانوناً.

وقد يشمل ذلك مقدمي الخدمات التقنية الذين يساعدون على تشغيل البوابة واستضافة البيانات، وفق الترتيبات التعاقدية والضوابط المناسبة.

ينبغي أن يقتصر الإفصاح على البيانات الضرورية للغرض المحدد، مع التحقق من صلاحية الجهة المستلمة.

لا تُباع البيانات الشخصية للمعلنين أو الجهات التجارية.

06. التحقق من المستندات الأكاديمية

تتيح البوابة للطلاب والخريجين إخطار الكلية بطلبات التحقق من وثائقهم الأكاديمية، كما تتيح للمؤسسات تقديم طلبات رسمية للتحقق من المستندات المنسوبة إلى الكلية.

تخضع هذه الطلبات لمراجعة هوية الجهة الطالبة وصلاحيتها، والتحقق من الموافقات أو الأسانيد النظامية اللازمة قبل الإفصاح عن أي بيانات.

يقتصر الرد على نطاق التحقق المسموح به، ولا يخول طلب التحقق الاطلاع غير المقيد على السجلات الأكاديمية للطالب أو الخريج.

07. حفظ البيانات وأمنها

تتطلب حماية البيانات تطبيق تدابير تقنية وتنظيمية تتناسب مع طبيعة المعلومات والمخاطر المرتبطة بمعالجتها.

وتشمل التدابير التي ينبغي اعتمادها، بحسب الحاجة، تقييد صلاحيات الوصول، وحماية حسابات الإدارة، وتحديث الأنظمة، والنسخ الاحتياطي، وتأمين المستندات المرفوعة، ومراقبة محاولات الوصول غير المصرح بها.

لا يمكن ضمان انعدام المخاطر الأمنية بصورة مطلقة عند استخدام أي نظام إلكتروني. وفي حال وقوع حادث يتعلق بالبيانات، تُتبع الإجراءات القانونية والتنظيمية المطبقة.

08. مدة الاحتفاظ بالبيانات

ينبغي الاحتفاظ بالبيانات للفترة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت من أجله، أو للمدة التي تتطلبها الالتزامات القانونية والأكاديمية والتنظيمية.

قد تختلف مدد الاحتفاظ بالسجلات الأكاديمية الرسمية عن مدد الاحتفاظ بطلبات الدعم والمراسلات والمرفقات المؤقتة.

عند انتهاء الحاجة إلى البيانات وعدم وجود التزام بالاحتفاظ بها، ينبغي حذفها أو إتلافها أو إخفاء هويتها بطريقة مناسبة.

09. حقوق أصحاب البيانات

وفقاً للقوانين السارية وطبيعة البيانات، قد يتمتع صاحب البيانات بحقوق تشمل:

• الاستفسار عن معالجة بياناته الشخصية.
• طلب الاطلاع على البيانات التي يحق له الوصول إليها.
• طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة.
• طلب حذف بيانات معينة عندما يسمح القانون بذلك.
• الاعتراض على بعض أنواع المعالجة أو طلب تقييدها، حيث ينطبق ذلك.
• سحب الموافقة على المعالجة القائمة على الموافقة، عندما يكون ذلك متاحاً قانوناً.

قد تخضع هذه الحقوق لاستثناءات أو قيود، خاصة بالنسبة للسجلات الأكاديمية الرسمية والبيانات التي يلزم الاحتفاظ بها قانوناً.

10. ملفات تعريف الارتباط (Cookies)

قد تستخدم البوابة ملفات تعريف ارتباط ضرورية لتشغيل الموقع وحفظ بعض تفضيلات المستخدم وتحسين الوظائف الأساسية.

وإذا استُخدمت ملفات غير ضرورية، مثل ملفات التحليلات أو التسويق، فيجب توضيح أغراضها وإتاحة خيارات الموافقة المناسبة حيث يتطلب القانون ذلك.

يمكن للمستخدم التحكم في ملفات تعريف الارتباط من إعدادات متصفحه، مع احتمال تأثر بعض وظائف الموقع عند تعطيلها.

11. الروابط والخدمات الخارجية

قد تحتوي البوابة على روابط لمواقع أو خدمات خارجية، أو تعتمد في تشغيلها على مزودي خدمات تقنية.

تخضع المواقع الخارجية لسياسات الخصوصية الخاصة بها، ويُنصح المستخدم بمراجعتها قبل تقديم بياناته إليها.

كما ينبغي مراجعة ترتيبات استضافة البيانات ونقلها ومعالجتها خارج الدولة، عند حدوث ذلك، وفق المتطلبات القانونية السارية.

12. التعديلات على سياسة الخصوصية

قد تُراجع هذه السياسة عند حدوث تغييرات في الخدمات أو الأنظمة أو المتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة.

تُنشر النسخة المحدثة على هذه الصفحة، مع بيان تاريخ سريانها، وقد يتم تقديم إشعار إضافي عندما تستلزم طبيعة التغيير ذلك.

13. التواصل والاستفسارات

للاستفسار عن هذه السياسة، أو تقديم طلب متعلق بالبيانات الشخصية، يمكن التواصل مع الجهة التي تحددها الكلية لاستقبال طلبات الخصوصية.

الجهة: كلية إمبريال الجامعية – الجهة المختصة بحماية البيانات.

البريد الإلكتروني: [يُدرج البريد الرسمي المعتمد].

تاريخ سريان السياسة: [يُحدد عند اعتماد السياسة].